E-posta ayıklamak çalışanların ne kadar zamanını alıyor?
Neredeyse her iş gününde birçok çalışan güne e-postalarını kontrol ederek başlıyor. Hatta gün içerisinde de sıklıkla e-posta kontrolü yapmak gerekiyor. Kaspersky’nin kurumsal posta kutularının spam bombardımanına maruz kalma miktarına ve bunun çalışanların üretkenliğini nasıl etkileyebileceğine ilişkin analizleri günde 30-60 civarı harici e-posta alan çalışanların, her yıl 11 saatlerini spam iletileri inceleyerek ve tespit ederek boşa harcadığına işaret ediyor. Günde 60-100 arası e-posta alan çalışanlar için bu süre yılda iki iş gününden fazlasına (18 saate) tekabül ediyor. Tahminlere göre her gün gönderilen tüm e-postaların yüzde 45-85’ini spam e-postalar oluşturuyor. Ancak bu e-postaların içerebileceği cazip teklifler, kötü niyetli bağlantılar ve eklerin yanı sıra, istenmeyen posta akışı, yüklenmiş bir istenmeyen posta önleme çözümü olmadığı durumlarda kullanıcıların posta kutularını tıkayarak can sıkıcı ve bunaltıcı hale dönüşebiliyor.
Kaspersky araştırmacıları, çalışan başına alınan spam miktarını analiz etti ve tarafsız hazırlanan bir çalışmadan destek alarak, ofis çalışanlarının bu mesajları okumak veya sadece göz atmak için harcayabileceği zamanı yaklaşık olarak hesapladı. Çalışanlar, kurum dışından günlük olarak aldıkları e-posta sayısına göre üç gruba ayrılıyor.
Hesaplamalara göre günde 30’a kadar e-posta gönderilenler, haftada yaklaşık 30 istenmeyen e-posta alıyor ve bunları ayıklarken her yıl toplamda yaklaşık beş saatleri boşa gidiyor. Her gün 30-60 e-posta alan çalışanlar, aynı şeyi yapmak için yılda 11 saatlerini harcıyor, bu da bir iş gününden fazla zamana karşılık geliyor. Günde 100’e kadar e-posta alan kişiler ise yılda iki iş gününden fazla olmak üzere 18 saatlerini bu işe harcayabiliyor. Günde 100’den fazla gelen mesajı olan posta kutularında istenmeyen e-postaları ayıklamak için gereken saat sayısı yılda 80’e eşit.
Kaspersky E-posta Tehditlerinden Korunma Grup Müdürü Andrey Kovtun şunları söylüyor: “Bütün bir yıl boyunca beş saat bir çalışan için kritik görünmeyebilir. Ancak yüzlerce çalışanı olan bir kuruluşa ölçeklendiğinde bu oldukça büyük bir iş kaybına dönüşebilir. Bu sayı çalışanların dışarıdaki kişilerle daha aktif iletişim kurduğu hizmetler sağlamaya odaklanan işletmelerde daha fazla öne çıkabilir. E-posta büyük bir dikkat dağıtıcı olduğundan, çalışanlar spam mesajı okuyup sildikten sonra işe geri dönmek için zaman kaybedebilir. İstenmeyen e-postaların bu olumsuz etkileri her zaman çok açık olmayabilir. Ancak kuruluşlar bunların farkında olmalı ve çalışanlarını özel istenmeyen posta önleme ve kimlik avı önleme araçlarıyla korumalıdır.”
Kaspersky çalışanların üretkenliğini yüksek tutmak, spam ve e-posta tehditlerinin olumsuz sonuçlarından kaçınmak için kuruluşlara aşağıdaki adımları öneriyor:
- Ayrı olarak özel bir spam koruma programı kullanılmıyorsa e-posta hizmetinin istenmeyen e-posta önleme işlevi açılmalıdır. Bu özellik spam akışını azaltır.
- Çalışanlar gönderenin adresi, yürütülebilir (.exe) dosyalar, eklerdeki makrolar ve harekete geçirici mesajlar gibi işaretlere bakarak istenmeyen postaları, özellikle kimlik avı e-postalarını tanımaları konusunda eğitilmelidir. Bu, saldırı olasılığını azaltır ve çalışanların istenmeyen mesajlardan daha hızlı kurtulmasına yardımcı olur.
- Sağlam bir kimlik avı önleme, istenmeyen e-posta engelleme ve kötü amaçlı yazılım algılama teknolojilerine sahip Kaspersky Security for Mail Server gibi posta sunucuları için özel koruma çözümleri uygulanmalı.
