Ofis gibi evden çalışmayı ne zaman bırakabilir, uzaktan çalışmayı nasıl öğrenebiliriz?

Ömür Kula Çapan Reklamcılık Vakfı Başkanı

Yeni normali tasarlamaya hevesli olduğumuzu biliyorum, hemen bir an önce yarının ajansını, yarının çalışma modelini, yarının yeni gerçeğini bulan olmak, hemen o çözüme zıplamakla ilgili çok heyecanlı, çok meraklıyız. Mutlaka onun da zamanı gelecek ama önce gelin isterseniz, evden çalışmaktan çalışamadığımız gerçeğini konuşalım ve bunun için neyi farklı yapmamız gerektiğini tartışalım.

Fiziksel bir ortamda, aynı ofiste bir arada olmanın sayısız faydaları var. Birbirimizi göz ucuyla da olsa görmekten kaynaklı kontrol duygusu, bir kere başımızla selam verip almanın yarattığı motivasyon, molalarda çaktırmadan kamuoyu araştırması yapıp fikrimizden emin olmakla gelen özgüvene kadar, işimizi bir arada yaratmanın ve yönetmenin hissetmediğimiz pek çok paralel çalışan mekanizması, kolaylaştırıcısı var. Bu doğal bileşenler komple yokmuş ve hatta gerek de yokmuş gibi davrandığımız ve sadece “çalıştığımız”, yemek yemeyi dahi unuttuğumuz ve üstelik bununla da övündüğümüz bir “evden çalışma” haline geçtik. Acilen bu durumun da içinden geçip gitmemiz, kurtulmamız gerekiyor.

Şu anda pek çok kurumun yaptığı şey ne yazık ki “offline olanı online olana birebir taşımak”. Mecranın komple değiştiğini henüz anlayabilmiş değiliz, mecranın kendisine ait bambaşka bir tabiatı olduğunu henüz kabullenmedik, ilanı ucundan çekip küçültüp banner yapma evresindeyiz. Oysa gezegenimiz değişti. Ofiste yapmaya alışık olduğumuz her şeyi, bir Zoom ya da Teams ya da Hangouts call’una (var mı artıran) kutu kutu insancıklar olarak dizildiğimizde yapamıyoruz, yapamayız. Yaptığımız işin özündeki akışı, süreci, yapış şeklimizi, rollerimizi, rütbelerimizi, yapma sıralarımızı değiştirmez, dönüştürmezsek, ofisteki masamızı evdeki masamızla değiştirmekten öteye gidemezsek, yeni normale nefesimiz yetmeyecek. Evde çalışan erken ölür diye yeni bir lafımız olacak. Olmasın.

Dünyada uzaktan çalışmanın ilmini şimdilik çözmüş kabul edilen şirketlere baktığımızda, bu işin hayat kurtaran bazı ipuçları ve bazı temel prensiplerin benimsenmesiyle daha verimli bir hale gelebileceğini görüyoruz. Bir kısmını bizzat tecrübe etmiş biri olarak, paylaşmayı bir borç biliyorum.

1.Uzaktan çalışırken, çalışan performansı alıştığımız şekilde ölçebileceğimiz bir şey olmaktan çıkar. Çalışan performansına odaklanan uzaktan çalışma, başarılı olmaz, boşa çok çalışmakla sonuçlanır.

Uzaktan çalışmanın verimliliği ne kadar çok çalıştığınız, kimin sizin ne kadar akıllı olduğunuzu anladığı, kimin sizi her işin içinde ne kadar gördüğü ile ilgili değildir, olmamalıdır. İşin kendisinin üretilmesi ile ilgilidir. Uzaktan çalışmanın verimliliği, alıştığımız kurumsal insan kaynakları düzeninde bize dayatılan parametrelerle performans ölçümüne dayanmaz. Kimin saat kaçta kalktığını, o gün işe gelip gelmediğini, kart basıp basmadığını, ne giydiğini takip ederek yapılan bir çalışma modeli değil uzaktan çalışmak. Ofis hayatında birbirimizi değerlendirme kriterlerimizi bir kenara bırakalım. İşin kendisine odaklanalım. Uzaktan çalışma prensibinde, reklamcı arkadaşlarımın egoları da müsaade ederse, kral işin kendisidir, yapanı, akıl edeni, bulanı değil. Diğer herkes eşittir.

Sabahın 8’ine toplantı koyup, tüm enerjimizle kamera karşısına geçtiğimizde, verimli olmuş olmuyoruz. Toplantıya “ayıp olmasın” diye her ilgiliyi çağırıp 28 kişi bağlanınca, verimli olmuyoruz. Toplantıyı önce junior’larla sonra karar vericilerle yapınca da verimli olmuyoruz. Bu zaten eski düzen ofis hayatında da verimli olmuyordu, bu vesileyle çok daha bariz oldu. Tam tersi, önce junior’lar çalışsın, biz bir bakalım süreçleri de verimliliğin düşmanı. İşe en doğru ekibi, en doğru şekilde atayıp, işin kalitesinden performans ölçmeye başlamanın tam zamanı.

2. Yalın bir ekiple, iş üzerinde eş zamanlı üretmeyi gerektirir uzaktan çalışma. Upuzun bir toplantı yapıp, şimdi sırayla fikir düşünüp, sonra sunuma geçip, sonra hep beraber kreatif direktöre sunalım artık gerçekçi değil.

Uzaktan çalışma, nihayet arılar gibi, hepimizin bir ucundan tutup, kimin neyi tuttuğunu unutarak ve mümkünse de kimin neyi yaptığıyla, çünkü ona kıyak yapıldığıyla ilgilenmeyerek yapılan bir şey. Esas olan işin yetişmesi gereken zamanlama, tutturulması gereken kalite ve minimum insanın dokunduğu ama aynı anda maksimum insanın mıncıkladığı, müthiş bir optimizasyon demek.

Bunun için de birlikte çalışmayı mümkün kılan kolaylaştırıcı platformları kullanmaya başlamak ve hızlıca da kullanmayı öğrenmek gerekiyor. Alışmadığımız bir düzen bu. Bu, yazar film çalışırken, aynı senaryo metninin içinde 10 kişinin dolaşması demek – Google Docs kullanılıyorsa. Bu, stratejist sunum hazırlarken, kreatif direktörün ona eş zamanlı notlar bırakıp, işine burnunu sokması demek. Bu daha karşı tarafın cümlesi bitmeden, iş bölümünün size düşen kısmının task olarak bilgisayarınıza düşmesi demek. Ne güzel hiç not almak zorunda olmamanız demek.

Bu, birbirimizin masalarının arasında dolaşamadığımız bir dünyada, birbirimizin dokümanlarında dolaşmak demek. Uzaktan çalışma hakkıyla yapıldığında, kurduğu dünya kimsenin kendini kahraman ilan etmeye çalışmadığı ve buna oynamadığı bir dünya olduğundan, kimsenin egosu da incinmiyor. Zamanla tabii. Başta incinecek. Zor alışılıyor. Ama böyle olunca işin ham halindeyken birbirimize soru sorma kültürümüz gelişiyor, korkularımız azalıyor, rollerin birbirinden “o benim işim değil” saçmalıklarıyla ayrıldığı dünyayı yıkıyor. Çok da iyi yapıyor. Herkes güzel güzel “iş ne gerektiriyorsa onu” yapıyor, “sadece kendi işini” ya da “patrona kendini beğendirecek olan işi” değil.

3.Dijital kolaylaştırıcı platformları fındık ezmesi kavanozuna düşmüş çocuklar gibi aşırı tüketmeden kullanmayı da öğrenmemiz gerekiyor. Zoom’da herkes bir arada selfie’lerinden hevesimizi aldıysak, aşırı tüketime ara verebiliriz.

Uzaktan çalışmak bu araç gereçlerin 24 saat boyunca açık olması demek değildir. Aynı anda hem slack’ten laf yetiştirirken, bir yandan da Zoom’da kamera, ses kapalı toplantıya katılırken, bir yandan önümüzdeki sunum açık, bir yandan instagram’da gezinir haldeysek, asla üretken ya da “multi-tasking” bir halde olmuyoruz. Tam tersi 3 gram aklımız varsa, onu da katlediyoruz. Bu şekilde geçirdiğimiz bir saat bile tüm gün boyunca sürebilecek üretkenliğimizi öldürüyor.

Uzaktan çalışmak, tüm bu dijital uygulamaların çoğunlukla kapalı olduğu, sadece gerektiğinde açık olduğu bir ortamda mümkün olabiliyor. Uzaktan çalışmak, işe kendimizi verdiğimiz çok daha konsantre zamanlar yaratmak için tercih edilen bir model.

Telefonlara screen-limit koymayı, uygulamalara “toplantı odası” muamelesi yapıp, sadece belli saatler kendinize rezerve etmenizi ve hatta takviminize gözünüz gibi bakmanızı tavsiye ederim. Evdesiniz diye 24 saatiniz birilerinin toplantı atabileceği bomboş bir havuz değildir. Yemek yemeli, uzanmalı, oturup okuyup yazarak çalışmalı, kendi hızınızda işin üretimine uyum sağlamaya çalışmalısınız. Zira uzaktan çalışmanın tipik toplantı saati süresi de 15 dakikadır. Toplantıda konuşulacak konular önceden herkese gönderilmiştir. Karar alınması gereken konu (Yes / No questions), sadece bilgi verilecek konu (FYI’s that require face value), bilgi toplanacak konu (Perspective gathering) olarak gündem kategorize edilmiştir.

Çünkü tüm kolaylaştırıcı platformların erişiminizde olduğu bir dünyada toplantı denen şey ya üretmeye değmeyecek (toplantı notundan başka bir çıktıya dönüşmeyecek) konuların konuşulması için vardır – konuşarak halletmek daha kolaydır o konuyu çünkü. Bu da sadece organizasyon, kim neyi yapsın iş bölümü amaçlı toplantılar ya da müşteri toplantıları olabilir. Ya da inanılmaz önemli kararlar almanız gerekiyordur ama bunun için de saatleriniz yoktur. İş üremiş ve o kararın öncesindeki tüm baz yaratılmışsa, farklı görüşler kendini tekrar etmeden kendini ifade ettiğinde, toplantılar yine kısacık olacaktır, emin olabilirsiniz. Anlamsız bir toplantı ofiste olsaydık da anlamsız bir toplantı olacaktı. Kötü bir süreci dijitalize ettiğimizde, süreç kötü olmaya devam ediyor. Bunu unutmayalım.

4. Uzaktan çalışma “mikro planlama” gerektirir. İşin en küçük dilimleri ve birimleri paralel ilerleyebilmek için herkesin ne yaptığını ve birbirinin ne yaptığını bilmeye, olabildiğince transparan iş paylaşımına ihtiyaç duyar.

Eskiden ofisin içinde, odalarımızın içinde, koridorlarda çalışırken kaybolur, bize tanınan zamanlamaları sonuna kadar rahatça kullanır, sıramız gelince sunumumuzu yapar, işi bir sonrakine devrederdik. Uzaktan çalışma, insanın kendi hızına göre işe uyum sağlaması ve maksimum üretkenliğe ulaşması ise, çok daha mikro seviyede bir planlama ve iş paylaşımı gerekiyor. Önümüzdeki 2-3 saat içinde bir yere varmak mümkün olabiliyor. Eğer, doğru planlama yapılabilirse.

Bu, 2 haftalık işi 2 saatte bitirmek değil. 2 haftalık işi, her 2-4 saatte bir yeniden revize edebilir, optimize edebilir şekilde birbirimize görünür kılmak, “kilometre taşlarıyla” yönetmek demek. 2-4 saatte bir toplantı yapmak demek de değil, 2-4 saatte bir gelişim gözlemleme prensibiyle bakmak demek.

Bunun için de bitirmediğimiz işlerimize herkesin burnunu sokmasına izin vermek, işin üzerinde beraber uçmak gerekir. Birbirini beklemek zorunda olmayan işler asenkron çalışabilir. Gece kuşları gece uçabilir. Artık sabah 9’da herkes masasında olmak zorunda kuralı geçerliliğini yitirmiştir, işin kendisinin ne ve ne zaman olması gerektiği önemlidir.

İşte böyle.

Haftada 4 saat çalışmak yeterlidir diyen Timothy Ferriss’i yıllar önce okumuştum. Şimdi önemli olan en verimli 4 saatimizi bulup, bunun içinde işi üretip, geri kalan zamanımızda bedenimize, ruhumuza ve birbirimize iyi gelecek konulara odaklanmak. Umarım bunu yapabiliriz. Bunu yapabilirsek, yeni normali tasarlamak için kafalarımız da hemen açılacak, emin olun. Ve sonunda onu da biz yapacağız.

Herkesin birbirine sarılmayı özlediği bir zamandayız.

Size kocaman sarılıyorum.

İLGİLİ HABERLER