İnsan kaynaklarında dijitalleşme özde değil sözde!

Kolay İK tarafından hazırlanan ve 2017-2022 yıllarını kapsayan İnsan Kaynakları Dijitalleşme Raporu, Türkiye’deki şirketlerin insan kaynakları departmanlarının dijitalleşmeye yaklaşımını ortaya koyuyor. Raporun 2022 verilerine göre şirketlerin İK departmanlarında dijitalleşmeye yapılan yatırımın önünde hala engeller var…

Pandemiyle başlayan ve ardından öngörülemeyen bir hızla tüm dünyayı etkisi altına alan dijitalleşme, bize hibrit ve uzaktan çalışma sistemini öğretti. Daha önce deneyimlemediğimiz bu sistem, çalışmak için bir çatının şart olmadığını gösterdiği gibi beraberinde zamansızlığı, tasarrufu ve bütçe yönetimini mecburi kıldı. Birçok firma ve çalışan için bilgisayarların olduğu ve bağlantı kurulabilen her yer ofis oldu. Hal böyleyken bugüne kadar irili ufaklı birçok şirket tarafından göz ardı edilen dijitalleşme süreci de hız kazandı. Bu noktada Türkiye’nin ilk personel yönetim yazılımı Kolay İK’nın, şirketlerin İK süreçlerinin ne kadarının dijital olarak yönetildiğini araştırdığı çalışmanın sonuçlarından İnsan Kaynakları Dijitalleşme Raporu doğdu. Gelin raporun 2022 yılına ait verilerine birlikte bakalım…

Şirketlerin neredeyse yarısı İK yazılımı kullanmıyor

2022 İnsan Kaynakları Dijitalleşme Raporu’na göre, ankete katılan şirketlerin yüzde 40’ı bir İK yazılımı kullanmıyor ve İK departmanlarına yapılacak yatırımlar, işveren ya da yöneticilerin engeline takılıyor.  İK süreçlerini başarıyla yürüten şirketlerin yüzde 74’ünün bir İK yöneticisi varken yüzde 26’sı bu süreçleri bir İK yöneticisi olmadan yönetiyor. İK departmanı olmayan şirketlerin yüzde 8’i finans müdürleri, yüzde 16’sı genel müdürleri ile İK süreçlerini yönetiyor. Bununla birlikte raporda ortaya çıkan bir diğer önemli veriye göre şirketlerin yüzde 74’ü dijitalleşmeye yatırım yapmak istiyor. 

Dijitalleşmeye yatırım yapmak isteyen şirketlerin oranı bu kadar yüksek olmasına rağmen insan kaynakları departmanlarının dijitalleşme yatırımları aynı hızda ilerlemiyor. Her gün onlarca İK profesyoneliyle iletişimde olan Kolay İK çalışanlarının gözlemine göre bunun altında yatan en önemli faktör, İK departmanlarına yapılan yatırımın ROI’nın yani yatırım getirisinin somut olarak görülememesi. Şirketler İK departmanlarına yapılacak yatırımı bütçelerine alsalar dahi kriz ya da bütçe kesintilerinde ilk elenen kalemler arasında bu yatırımlar yer alıyor. 

İK yazılım programı kullanımı giderek artıyor 

2018’de şirketlerin yüzde 53’ü insan kaynakları ve personel yönetimi için bir yazılım kullanırken; pandemiyle beraber yükselen teknoloji ve artan dijitalleşme ihtiyacı nedeniyle bu oranda artış olduğu tespit edildi. 2022’de şirketlerin yüzde 60’ı insan kaynakları ve personel yönetimi için bir yazılım kullanmayı tercih ederken yüzde 40’ı süreçleri hala manuel olarak takip ediyor.

Geçen senelere oranla karşılaştırma yapıldığında, şirketlerin özlük dosyalarını online ortamda saklamaya başladığı da görülüyor. Ancak rapora göre şirketlerin yüzde 24’ü özlük belgelerini hala fiziksel ortamda saklıyor. Bir İK yazılımı kullanmayan şirketlerin çalışanları yalnızca bu nedenle kendi özlük belgelerine doğrudan erişim sağlayamıyor.  

Peki dijitalleşme neden önemli?

4857 sayılı İş Kanunu 75. madde uyarınca şirketlerin tutmak zorunda oldukları özlük dosyalarını çalışanların erişimine açması zorunlu. Dijitalleşme ve bir personel yönetim yazılımı kullanımı ile birlikte bu mümkün. Dijitalleşme ayrıca manuel listeleme ve arşivleme yapan şirketlerin hantal yapılarını hafifletip hata yapma oranını en aza indirgiyor. İşleyişi kolaylaştıran personel yazılımları departmanların sürdürülebilirliği açısından da avantaj sağlıyor.

İnsan kaynakları departmanlarındaki dijitalleşme İK profesyonellerinin şirket ve personel gelişimi, kurum kültürü, performans değerlendirme sistemlerinin entegrasyonu, eğitim gibi katma değer sağlayabilecekleri diğer birçok alanda çalışabilmeleri için gerekli zamanı da beraberinde getiriyor. Özetle dijitalleşme, insan kaynakları profesyonellerinin işlerini kolaylaştırıyor; İK süreçlerini optimize etmelerine ve katma değerli alanlara yönelmelerine yardımcı oluyor.

İnsan Kaynakları Dijitalleşme Raporu ile ilgili açıklamada bulunan Kolay İK kurucu ortağı ve COO’su Tunca Üçer, “Ankete katılan İK profesyonellerinin verdikleri cevaplar, şirketlerin büyük bir kısmının İK yönetim süreçlerine yatırım yapıp bu alanda personelinin gelişimine olanak sağladığını gösteriyor.  Ancak yine de kayıt tutup dosyalama yapan şirketlerin sayısı da azımsanmayacak kadar çok.  Raporda dikkat çekici bir konu da şirketlerin hayalindeki insan kaynakları yöntem ve yönelimleriyle insan kaynakları profesyonellerinin gerçekleri arasında çok ciddi bir uçurum var. Durumu net ortaya koyabilmek için İK profesyonellerinin katıldıkları anketlerle raporlar hazırladık. Raporlarının çıktılarına bakarak diyebilirim ki ülkemizde İK süreçlerinin tam anlamıyla dijitalleşmesi için epey uzun bir yolumuz var” diyor.