Sıkıcı toplantı odaları, tek düze sunumlar ve uyumamak için kendini zor tutan katılımcılar… Şu bir gerçek ki verimliliği artırmak adına yapılan bu bunaltıcı toplantıların da artık “yenilenmeye” ihtiyacı var. Hilton İstanbul Bomonti işte bu iddiayla “Yenilikçi Toplantı” konseptini hayata geçirdi. “Biz de o toplantılardan sıkıldık” diyen otelin İş Geliştirme Direktörü Esra Altinors geliştirdikleri yeni nesil toplantı paketleriyle klasik toplantılardan ve ofis düzenlerinden şirketleri kurtarmayı hedeflediklerini belirtiyor. Altınors ile bu yenilikçi yaklaşımın ayrıntılarını konuştuk…

Söyleşi: Ayşe Nur Akçelik ayse.akcelik@marketingturkiye.com

Toplantıların verimliliğini artırıyoruz

✓ Oda sayısıyla İstanbul’un en büyük oteli konumundaki Hilton İstanbul Bomonti Hotel & Conference Center olarak onlarca önemli kongre ve konferansa ev sahipliği yaparken aynı zamanda toplantı trendlerini de yakından takip ediyoruz. Çünkü artık gelişen teknolojilerle birlikte hayatlarımız çok değişti ve bambaşka bir dünyada yaşıyoruz. Hayatlarımızın değişmesiyle birlikte toplantılara olan bakış açımız da değişti ve biz de her alanda olduğu gibi bu alanda da öncülük yaparak toplantıları daha renkli, yaratıcı ve verimli hale getirecek yepyeni bir toplantı paketleri tasarladık.

✓ Farklı dekorasyonlarıyla dikkat çeken toplantı odalarında “Yenilikçi Toplantılar” adıyla sunduğumuz konseptlerin içinde soundpainting, yoga/ meditasyon, yaratıcı drama ve Bomonti odaklı sanatsal ve kültürel turlar gibi birçok aktivite yer alıyor.

✓ “Yenilikçi Toplantı” konseptleri, toplantıya katılanlarda farkındalığı ve verimliliği artırıyor. Yaratıcı toplantılar katılımcıları rahat hissetiriyor ve böylelikle daha fazla söz alıyorlar. Böylelikle daha açık bir bilgi paylaşım ortamı oluşuyor.

Yenilikçi toplantılara katılım daha yüksek

✓ Toplantıların konsepti, toplantıya katılanlarda farkındalığı ve verimliliği artırmada en önemli unsurlardan biri. Klasik toplantı formatlarının yanı sıra, farklı konseptler yaratmak, hem toplantıların verimliliğini hem de yaratıcılığı artırıyor

✓ Yaratıcı toplantılar, katı­lımcıları rahat hissettiriyor. Katılımcılar kendilerini rahat hissettiklerinde toplantılarda daha fazla söz alıyor.

Herkesin rahatlıkla söz aldığı böyle açık, bilgi paylaşımı yapılabilen bir ortamda da grup birbirini daha iyi tanıyabiliyor. Bu nedenle yaratıcı toplantılar, güven ortamının gelişmesini teşvik eden önemli bir araç oluyor.

✓ Yüz yüze daha rahat bir ortamda toplantı yapma güçlü bir bağlantı hissi yaratıyor. İş insanları, yenilikçi tarzda bir toplantı olduğunda toplantıya daha aktif bir katılım sağlıyor. Saatlerce süren toplantılarda dikkatin gitgide düştüğü biliniyor. Toplantı ortamını bir bütün olarak düşünmek gerekir: Odada kullanılan renklerden ikramlara kadar pek çok unsur katılımcıların performansını etkiliyor. “Yaratıcı toplantı” paketlerimizi tüm bu unsurları göz önünde bulundurarak tasarladık.

Katılımcıların yüzde 47’sine göre toplantılar zaman kaybı

✓ Atlassian Araştırma Grubu’nun Amerika Birleşik Devletleri’nde yaptığı bir araştırmaya göre toplantıya katılanların yüzde 91’i hayal kuruyor, yüzde 39’u uykuya dalıyor. Yüzde 45’i toplantıya zoraki katıldığını belirtiyor. Yüzde 73’ü toplantı esnasında farklı bir konuyla ilgileniyor ve yüzde 47’si toplantıların bir numaralı zaman kaybı olduğunu düşünüyor. Bu rakamlar da bize klasik toplantı modellerinin artık çalışmadığını gösteriyor.

✓ Öte yandan Case Western Reserve Üni­versitesi 4 bin bilimsel makaleye dayanarak yaptığı araştırmada deneyim yaşatan eğitim ve aktivitelerin kişilere iş yaşamında daha iyi performans ve daha iyi kararlar verme gibi olumlu katkıları olduğunu kanıtlıyor

✓ Amerikan Psikoloji Derneği araştırmasına göre meditas­yon, yoga, spa gibi sağlık ve sağlıklı yaşamı destekleyici ak­tivitelerin çalışanlar üzerinde depresyonu ve stresi azalt­mak; kişiler arası etkileşimi ve iletişimi kuvvetlendirmek; verimliliği ve motivasyonu artırmak gibi önemli etkileri olduğunu söylüyor. Bu sebeple bizde toplantı paketlerimize soundpainting, yoga/meditas­yon ve yaratıcı drama dersleri koyduk.

Hedefimiz ilham veren bir toplantı ortamı yaratmak

✓ Çalışırken sosyalleşmek, sosyalleşirken çalışmak için motivas­yon artıran, ilham veren, farklı, rahat ve eğlenceli toplantı alanla­rı sunuyoruz. Ayrıca kreatif ajanslar, start-up’lar ve serbest çalı­şanlar gibi ofise geçmeye imkanı olmayanları bir araya getirmeyi amaçlıyoruz. Bomontiada ALT bölümüne danışmanlık A Corner in the World programı ile yaptığımız iş birliği doğrultusunda iş toplantılarınızı daha renkli ve sanatsal hale getirdik.

✓ Özellikle seyahat ederken sağlık ve sağlıklı yaşam konusunda genel bir eğilim var. Ruhsal sağlık, organik gıda veya egzersiz ve spa tedavileri gibi bireysel tercihler artık toplantı sektörünü de etkiliyor.