2020’de iş toplantıları sanal platformlar üzerinden gerçekleşecek
Disruptive Analysis 2014 Edition WebRTC araştırmasına göre, kullanıcı deneyimi ve alışkanlıklarında cihaz bağımsız sürekliliğinin sağlanması; çalışan verimliliğini yüzde 66, ekipler arası iletişimi yüzde 59, BT birimlerinin teknoloji yönetimini yüzde 53, veri giriş ve güvenliğini de yüzde 51 oranında artırıyor. Kurumların yüzde 22’si bu alandaki planlamalarına teknolojinin iş akışlarına entegrasyonunun, yüzde 17’si ise maliyet ve verim avantajının önemine göre yatırım yapacaklarını belirtiyor. Özellikle sesli ve görüntülü ekipmana yapılacak yatırımın toplantı öncesi hazırlık sürecini yüzde 41 azaltacağı, toplantı verimliliğini yüzde 47 artıracağı, iş akışlarının ise yüzde 40 oranında daha hızlı olmasını sağlayacağı öngörülüyor.
Teknolojinin gelişimi ile sadece çalışma şekilleri değil, toplantı modelleri de hızla değişiyor. İletişim yazılım ve hizmetleri üreticisi Unify tarafından Orta Avrupa’da yapılan araştırmaya göre, çalışanların en çok e-posta (yüzde 93), telefon görüşmeleri (yüzde 89), telekonferans görüşmeleri (yüzde 72) gibi geleneksel iletişim araçlarını kullanıldıklarını, sesli konferansın görüntü ile desteklenmesinin toplantı konsantrasyonu açısından daha verimli olduğunu, buna rağmen yüzde 34 oranında videolu görüşme yapıldığını ortaya koyuyor. Araştırmadan elde edilen diğer önemli bir veri ise katılımcıların yüzde 43’ünün ekip çalışmasında ve iletişimde kullandıkları teknolojilerin karmaşık, içinden çıkılmaz bir deneyim yaşattığını söylemeleri yönünde.
Geleceğin toplantı masaları sanal ortamlarda kurulacak
Kurumların büyük çoğunluğu birbirine uzak ve dağınık ofislerdeki ekiplerden oluşuyor. Ancak uzaktan çalışan ekipler bir yandan yüzleşmek zorunda oldukları iletişim sorunlarını, bir yandan da projelerden doğan sorumlulukları ve işlerini takip etmek zorunda kalıyor. Mevcut yapıya daha fazla iletişim aracı eklendiğinde ise iletişim süreci daha da karmaşıklaşıyor ve ekipler; elektronik posta, telefon ya da telekonferans gibi birbirleriyle bağlantılı ve her zaman verimli olmayan iletişim araçlarına başvuruyorlar. Toplantı odalarında beyaz tahtaya, büyük bir toplantı masasına, kablosuz bağlantıya, ses ve oda kontrol sistemine, iyi bir aydınlatmaya, ekran paylaşımının yapılacağı bir ekran veya projektör cihazının olduğu farklı cihazlara, bu cihazların konabileceği ve katılımcıların oturabileceği alana ihtiyaç duyuluyor. Sanal bir toplantıda ise e-posta ile katılımcılara gönderilen bir davetiyeye ve katılımcıların sanal toplantıya katılabilecekleri uygun bir cihaz ve internet bağlantısı yeterli oluyor.
Ofislere bağımlılık dönemi sona eriyor
Zamana ve mekâna bağımlı kalmadan yönetilen iş süreçlerinin kurumlara maliyet anlamında büyük katkılar sağladığına ve istenilen yerden, tasarruflu ve verimli bir biçimde iletişim kurabilmenin önemine değinen Unify Türkiye Ülke Müdürü Erda Tütüncüoğlu, “Özellikle son yıllarda daha fazla mobil çalıştıklarını ve bunun önemli bir ihtiyaç olduğunu gözlemliyoruz. Araştırmalar evden ve ofis dışı çalışan sayısının hızla artacağını, çalışanların farklı cihaz ve farklı donanımlar kullanmak zorunda olduğunu ortaya koyuyor. Özellikle farklı il veya ülkelerde ofisleri bulunan, sık seyahat etmek zorunda kalan çalışanlar, cihaz ve mekândan bağımsız kolay bir şekilde iletişim kurmak istiyorlar. Bu gereksinimi adreslemek ve bunları mümkün olan en güvenli şekilde gerçekleştirmek için yeni servis ve uygulamalar geliştiriyoruz” açıklamasını yaptı.
Mobil çalışma eğiliminin beraberinde yeni ihtiyaçları da getirdiğine dikkat çeken Tütüncüoğlu, birbirlerinden uzakta olan ekiplerin cihaz ve mekân bağımsız işbirliği yapabilmelerinin verimliliği artırdığını, maliyet avantajı sağlanarak hızlı ve sonuç odaklı çalışmalara imza atılabildiğini vurguladı. Tütüncoğlu, “Bulunulan yerden, daha üretken ve verimli bir biçimde iletişim kurabilmek kurumlar için çok önemli. Toplantılar için para ve zaman harcamak kurumların katlanmak istemediği kalemler arasında yer alıyor” dedi. Tütüncüoğlu, Unify olarak, sundukları OpenScape UC uygulaması ile coğrafi olarak birbirinden uzak ekiplerin, iş süreçlerini verimli şekilde sürdürmeye devam ettiğini dile getirdi.
