İş hayatında Alman disiplini avantajları
Yaklaşık 20 senedir uluslararası şirketlerle çalışıyorum, farklı deneyimleri ve kültürleri tanıma fırsatını yakaladım. 2016 yılından itibaren de yabancı bir şirketin bünyesinde çalışmaktayım, dışarıdan görünen ile içeride bulunmak arasındaki farklılığı paylaşacağım. En ilginç farkındalıklarımdan birisi, raporladığım Alman asıllı bir üst düzey yönetici ile başladı. Alman tarzı çalışma prensibini kendisinden öğrendim, zira son derece kurallı ve disiplinli bir yönetici olması öğretirken aynı anda çok defa strese girmeme neden oldu.
Kendisi ile 2016 yılında İstanbul ofisin ilk açıldığı dönemlerde sıkça iletişim halindeydim, özetle sürekli mailleşiyorduk. Bir gün, hem kaçırdığım bir başlık hem de yönlendirmelerinde de tekrardan faydalanabilmek adına geçmiş bir kaç mail döngüsünü okudum.
Dikkatimi çeken bir başlık oldu, benim attığım bir sayfa maile yarım sayfa cevabı, sonrasında cevaben attığım yarım sayfalık maile kendisinin bir paragraf cevabı ve benden gelen bir paragraf cevaba karşılık iki cümle ile konuyu tamamlamamız. Ne kadar dolu dolu yazışmışız derken dikkatimi 1 paragraf ile yarım sayfa, yarım sayfa ile bir sayfa mailin hemen hemen aynı ağırlıkta olduğunu gördüm. Sıfır hikaye, yorum ve tamamen nokta atış yazışma. Alışma sürecim zaman aldı, mümkün olduğunca hikayeyi kısaltmaya ve 1 sayfalık özeti 1 paragrafa nasıl dökebileceğime dair bir yarışa girdim kendimle. Halen bu yarışım devam ediyor.
İş hayatında zaman kazandıran toplantı ajandası
Bu öğreti devam ederken, bir başlık daha dikkati çekti, “Toplantı Ajandası”. Bir toplantı ayarlanmadan önce, toplantının amacı ve kimlerin neden katılacağına dair bir ön bilgilendirmenin zaman yönetimi konusundaki faydasını deneyimledim. Süper kuralcı ve disiplinli birisi olarak, kendisi zaten toplantı ajandası olmadığı durumda katılım gerçekleştirmiyordu. Bunu bir Alman disiplini örneği gibi düşünürken, sonrasında ise bu alışkanlığın Avrupalı şirketlerin çoğunda olduğunu gördüm.
Her ne kadar son senelerde bu bizde azalmış olsa dahi, “önümüzdeki hafta toplantı yapalım” ve saatlerin netleşmesi dışında çok fazla toplantı ajandası konusu bizde yeterince oluşamadı. Elimdeki öğreti ile katıldığım toplantılarda en çok odaklandığım konu ise, toplantı esnasında önceden yeterince hazırlık olmamasından dolayı (toplantının amacını toplantı esnasında öğrenmek) ne kadar bir zaman kaybettiğimizi anlamaya başladım. Her bir toplantı, bir sonraki toplantı için yapılıyor gibi bir izlenim verdi.
Öncelikli olarak kendi içimizde, toplantı ajandası olmadan toplantı talep etmemeye başladık ve talep edilen toplantılarda toplantının amacı ve bu amaç doğrultusunda ne hazırlık yapılması ve sonra ki adımlar için hazırlıklı olmanın ne kadar faydalı olduğunu çok defa deneyimledik. Bahsettiğim konu amatörlük değil, disiplinli ve hedefin açık olduğu bir iletişimi sistematik bir şekilde yerine getirmek çabası. Eminim ki, hepimizin karşısına çok defa toplantı esnasında neden orada bulunduğunu önceden bilmeyen ve anlık olarak deneyimini çözüm için konuşturan her birimiz bu farkındalığı istemeden yaşıyordur. Çözüm gerçekten çok basit, toplantı başlığı ile limitli kalmadan toplantının amacını ve o görüşmenin neden talep edildiğini en ince detayına kadar paylaşıyor olmak katılımcıların da ön hazırlığı sayesinde daha zengin görüşmelere neden olacaktır.
